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Sachbearbeiter/in Backoffice Immobilien (m/w/d)
Sie arbeiten gern genau. Sie mögen vollständige Akten, gepflegte Daten und Prozesse, auf die man sich verlassen kann. Wenn eine Frist im Kalender steht, ist sie für Sie verbindlich. Und es stört Sie, wenn andere sagen: Das passt schon so ungefähr.
Dann sind Sie die Person, die wir suchen. Citak Immobilien ist ein inhabergeführtes Maklerunternehmen in Köln-Nippes, seit 18 Jahren am Markt, mit über 700 abgeschlossenen Transaktionen und 418 Kundenbewertungen bei rund 4,9 Sternen. Diese Qualität entsteht nicht im Verkaufsgespräch. Sie entsteht im Backoffice: in sauberen Unterlagen, korrekten Angaben und verlässlichen Abläufen. Genau dafür schaffen wir eine eigene Stelle.
Eine reine Backoffice-Stelle: keine Akquise, kein Telefonverkauf, keine Besichtigungen, kein Verkaufsdruck. Telefonieren gehört dazu, aber sachlich: Sie fordern gezielt Informationen und Unterlagen an. Ihre Zuständigkeiten müssen Sie sich nicht erkämpfen, sie stehen ab dem ersten Tag schriftlich fest. Und Sie tragen Verantwortung: Sie sind die letzte Prüfinstanz, bevor ein Exposé oder eine Akte das Haus verlässt.
Aufgaben
- Beschaffung, Prüfung und Digitalisierung aller Objektunterlagen (Grundbuch, Energieausweis, Teilungserklärung, Baulasten) nach fester Checkliste.
- Telefonische und schriftliche Anforderung von Unterlagen und Auskünften bei Ämtern, Notaren, Hausverwaltungen und Kunden: vorbereitet, mit klarem Ziel und sauberer Nachverfolgung, bis alles vollständig vorliegt.
- Pflege unserer onOffice-Datenbank: vollständige, korrekte und aktuelle Datensätze zu Objekten und Kunden.
- Erstellung von Exposés nach Vorlage inklusive Prüfung aller Pflichtangaben, Export in die Immobilienportale.
- Fristen- und Terminverwaltung: Wiedervorlagen, Unterlagenfristen, Notartermine, nichts fällt durch.
- Formale Endkontrolle jeder Vermarktungsakte vor Veröffentlichung und vor Notartermin.
- Vorbereitende Buchhaltung: Rechnungen, Belege, saubere Übergabe an das Steuerbüro.
- Dokumentation und Weiterentwicklung unserer Prozesse: Wenn Sie einen Fehler im Ablauf finden, wird er behoben, nicht überspielt.
Anforderungen
- Sie arbeiten strukturiert, genau und selbstständig. Qualität geht Ihnen vor Tempo.
- Kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Bezug zu Immobilien, Verwaltung, Recht oder Buchhaltung.
- Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift. Rechtschreibfehler in einem Exposé fallen Ihnen sofort auf.
- Sicherer Umgang mit Word und Excel. Kenntnisse in onOffice oder einem vergleichbaren CRM sind ein Plus, kein Muss: Wir arbeiten Sie systematisch ein.
- Freundliches, verbindliches Auftreten am Telefon: Sie bleiben höflich und hartnäckig, bis die angeforderte Unterlage tatsächlich da ist.
- Diskretion und Zuverlässigkeit: Sie arbeiten mit Verträgen, Vollmachten und persönlichen Daten.
Wir bieten
- Klare Zuständigkeiten und ein fester Aufgabenbereich, schriftlich definiert ab dem ersten Tag.
- Eine strukturierte Einarbeitung mit dokumentierten Abläufen, Checklisten und einem festen Ansprechpartner.
- Einen ruhigen, festen Arbeitsplatz in unserem Büro in Köln-Nippes. Ihre Konzentration wird respektiert: Eingehende Kundenanrufe und Terminvergaben liegen beim Frontoffice, Sie telefonieren geplant, nicht getrieben.
- Verlässliche, planbare Arbeitszeiten und eine unbefristete Anstellung. Teilzeit ab 25 Stunden möglich, Vollzeit ebenso.
- Moderne, aufgeräumte Systeme (onOffice, digitale Akten, KI-gestützte Vorlagen) statt Zettelwirtschaft.
- Ein kleines Team, das Ihre Arbeit sichtbar wertschätzt: Ohne unser Backoffice verkauft hier niemand.
So bewerben Sie sich
Laden Sie bitte Ihren Lebenslauf und Ihre Zeugnisse hoch und nennen Sie Ihren möglichen Eintrittstermin. Ein langes Anschreiben ist nicht nötig: Beginnen Sie Ihre Nachricht mit der Kennziffer BO-2026 und drei Sätzen dazu, warum sorgfältiges Arbeiten Ihre Stärke ist. So erkennen wir, dass Sie Ausschreibungen aufmerksam lesen.
Sie erhalten innerhalb von fünf Werktagen eine Rückmeldung von uns, verbindlich.
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Bei uns bekommst du:
- Aufstiegschancen & Wachstum
- Teamgeist & Zusammenhalt
- Attraktive Vergütung & Benefits
- Modernste Arbeitsumgebung
Einfach deine Daten in das Formular eingeben, Lebenslauf und Anscheiben hochladen, abschicken, fertig!