Wie läuft ein Notartermin beim Immobilienkauf in Köln ab?

Warum überhaupt zum Notar?

Ein Immobilienkaufvertrag ist nach § 311b BGB nur wirksam, wenn er notariell beurkundet wird. Ein privatschriftlicher Vertrag – auch ein sehr detaillierter – ist nichtig. Der Notar ist dabei kein Interessenvertreter, sondern neutraler Amtsträger mit Belehrungspflicht gegenüber beiden Seiten. Er prüft das Grundbuch, gestaltet die Zahlungssicherung und überwacht den Vollzug.

Wer wählt den Notar? In Köln üblicherweise der Käufer, weil er die Notarkosten trägt. Die Gebühren sind bundesweit nach dem GNotKG festgelegt – ein Preisvergleich zwischen Kölner Notaren bringt nichts. Unterschiede gibt es bei Erreichbarkeit, Terminvorlauf und Abwicklungstempo.

Phase 1 – Vor dem Termin (2–6 Wochen)

Schritt 1: Kaufabsicht und Notarauftrag. Nach der Einigung über Preis und Rahmenbedingungen erhält der Notar die Daten aller Beteiligten, die Objektdaten und die Vereinbarungen. In der Regel übermitteln wir als Makler eine strukturierte Notaranweisung – das verkürzt die Entwurfsphase deutlich.

Schritt 2: Grundbucheinsicht und Vertragsentwurf. Der Notar ruft das Grundbuch beim Amtsgericht Köln ab und prüft: Eigentümer, Belastungen in Abteilung II (Wegerechte, Leitungsrechte, Erbbaurecht, Nießbrauch, Wohnungsrechte, Vorkaufsrechte) und Abteilung III (Grundschulden, Hypotheken). Bei Eigentumswohnungen werden Teilungserklärung und Aufteilungsplan einbezogen.

Schritt 3: Die 14-Tage-Frist. Ist mindestens eine Vertragspartei Verbraucher, muss der Entwurf beiden Seiten in der Regel zwei Wochen vor der Beurkundung zur Verfügung stehen (§ 17 Abs. 2a Nr. 2 BeurkG). Diese Frist ist Schutz und Chance: Nutzen Sie sie, um den Vertrag Zeile für Zeile zu prüfen. Eine Abkürzung ist nur in Ausnahmefällen und mit Begründung möglich – wer sie verlangt, verschenkt seinen eigenen Schutz.

Was in den zwei Wochen wirklich geprüft werden sollte:

Schritt 4: Finanzierung fertigstellen. Bis zum Termin sollte die Darlehenszusage vorliegen und die Grundschuldbestellungsurkunde beim Notar sein. In Köln beurkunden viele Notare Kaufvertrag und Grundschuld im selben Termin – das spart Zeit und einen zweiten Weg.

Phase 2 – Der Termin selbst

Was Sie mitbringen:

• gültigen Personalausweis oder Pass (Pflicht – ohne Ausweis keine Beurkundung)

• Ihre Steuer-Identifikationsnummer (für die Grunderwerbsteueranzeige)

• ggf. Vollmacht in beglaubigter Form, wenn Sie für jemanden handeln

• bei Firmen: aktuellen Handelsregisterauszug, Gesellschafterliste

• offene Fragen – schriftlich notiert

Ablauf:

1. Identitätsprüfung und Feststellung der Beteiligten, Hinweis auf mögliche Vorbefassung.

2. Vollständiges Vorlesen der Urkunde durch den Notar. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und darf nicht abgekürzt werden – auch nicht auf Wunsch der Parteien. Rechnen Sie mit 30–60 Minuten reiner Vorlesezeit.

3. Erläuterungen und Fragen. Unterbrechen Sie den Notar, wo etwas unklar ist. Das ist ausdrücklich gewollt.

4. Änderungen werden direkt in die Urkunde aufgenommen und mitverlesen.

5. Unterschriften aller Beteiligten und des Notars.

6. Anschließend meist Beurkundung der Grundschuld des Käufers.

Fremdsprachen: Beherrscht eine Partei die deutsche Sprache nicht ausreichend, muss ein Dolmetscher hinzugezogen werden; auf Wunsch wird eine schriftliche Übersetzung erstellt. In Köln ist das bei internationalen Käufern häufig – melden Sie es früh an, es beeinflusst Terminlänge und Kosten.

Was im Termin bereits mitbeurkundet wird:

• Die Auflassung (dingliche Einigung über den Eigentumsübergang) – häufig zunächst nur mit Vollzugssperre, damit sie erst nach vollständiger Kaufpreiszahlung dem Grundbuchamt vorgelegt wird.

• Die Bewilligung der Eigentumsübertragungsvormerkung (Auflassungsvormerkung) – Ihr wichtigster Schutz als Käufer.

Phase 3 – Nach dem Termin: die eigentliche Arbeit

1. Auflassungsvormerkung eintragen. Der Notar beantragt die Eintragung im Grundbuch. Sie sichert Ihren Anspruch: Der Verkäufer kann die Immobilie nicht mehr wirksam an einen Dritten verkaufen oder neu belasten. Erst danach darf gezahlt werden.

2. Grunderwerbsteuer anzeigen. Der Notar meldet den Vertrag innerhalb von zwei Wochen dem Finanzamt (§ 18 GrEStG).

3. Genehmigungen und Erklärungen einholen – der häufigste Grund für Verzögerungen. In Köln typischerweise:

• Verzicht auf das gemeindliche Vorkaufsrecht bzw. Negativzeugnis der Stadt Köln (§§ 24 ff. BauGB). Standard bei jedem Verkauf; Bearbeitungszeit einplanen.

• Sanierungs- bzw. Erhaltungsgenehmigung, wenn das Objekt in einem Sanierungsgebiet oder im Geltungsbereich einer Erhaltungssatzung liegt. Ob das auf Ihr Objekt zutrifft, ist objektbezogen bei der Stadt Köln zu prüfen – ebenso, ob Genehmigungserfordernisse für die Umwandlung in Wohnungseigentum nach § 250 BauGB greifen.

• Zustimmung des WEG-Verwalters, wenn die Teilungserklärung sie vorsieht.

• Zustimmung des Erbbaurechtsgebers bei Erbbaurechtsobjekten.

• Löschungsunterlagen der Banken des Verkäufers für nicht übernommene Grundschulden.

• ggf. familien- oder betreuungsgerichtliche Genehmigung, Zustimmung des Ehegatten (§ 1365 BGB), Nachlass-/Testamentsvollstreckerunterlagen.

4. Fälligkeitsmitteilung. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, teilt der Notar Ihnen schriftlich mit, dass der Kaufpreis fällig ist – üblicherweise mit einer Zahlungsfrist von 10 bis 14 Tagen. Zahlen Sie niemals vorher, auch nicht auf Bitten des Verkäufers.

5. Zahlung. In der Regel direkt vom Käufer bzw. dessen Bank an den Verkäufer und – anteilig – an die ablösende Bank. Ein Notaranderkonto ist nur in Sonderfällen sinnvoll (z. B. bestimmte Konstellationen mit Zwangsverwaltung oder Auslandsbezug) und kostet zusätzliche Gebühren.

6. Besitzübergang. Zum vereinbarten Zeitpunkt, üblicherweise nach vollständiger Zahlung: Schlüsselübergabe, Protokoll mit Zählerständen (Strom, Gas, Wasser, Wärmemengenzähler), Übergabe von Unterlagen, Bedienungsanleitungen, Energieausweis, WEG-Dokumenten. Ab hier tragen Sie Nutzen, Lasten, Grundsteueranteil, Hausgeld und die Gefahr.

7. Grunderwerbsteuerbescheid und Unbedenklichkeitsbescheinigung. Nach Zahlung der Steuer erteilt das Finanzamt die Bescheinigung.

8. Eigentumsumschreibung. Erst mit Vorlage der Unbedenklichkeitsbescheinigung und aller weiteren Unterlagen schreibt das Grundbuchamt beim Amtsgericht Köln das Eigentum um. Sie erhalten anschließend eine Grundbuchmitteilung. Erst dann sind Sie juristisch Eigentümer – wirtschaftlich sind Sie es bereits seit dem Besitzübergang.

Zeitachse (typisch, Köln)

Die Bearbeitungsdauer beim Grundbuchamt schwankt mit der Auslastung. Für Sie ist das unkritisch, weil die Vormerkung Sie schützt – für Anschlussgeschäfte (z. B. Weiterverkauf, Teilung) aber planungsrelevant.

Sechs Stolpersteine aus der Kölner Praxis

1. Finanzierungszusage liegt nur „mündlich“ vor. Der Vertrag ist mit Beurkundung bindend – eine Finanzierungsklausel oder ein Rücktrittsrecht bei Nichtfinanzierung ist unüblich und wird von Verkäufern selten akzeptiert. Kommt die Finanzierung nicht, haften Sie.

2. Inventar nicht oder falsch ausgewiesen. Sauber aufgelistetes bewegliches Inventar senkt die Grunderwerbsteuer. Überhöhte Werte laden Rückfragen des Finanzamts ein, und Banken finanzieren Inventar oft nicht mit.

3. Beschlossene Sonderumlage der WEG nicht geklärt. Wer trägt eine im Frühjahr beschlossene Dachsanierung, wenn der Besitzübergang im Herbst liegt? Muss im Vertrag stehen.

4. Belastungsvollmacht fehlt oder ist zu eng. Ohne sie kann die Bank des Käufers ihre Grundschuld nicht rechtzeitig eintragen – Kettenreaktion bis zur Fälligkeit.

5. Termin ohne Ausweis oder ohne Vollmacht. Führt zum Abbruch. Bei Erbengemeinschaften: alle Erben oder wirksame beglaubigte Vollmachten.

6. Zu späte Klärung von Erbbaurecht, Erhaltungssatzung oder Vorkaufsrecht. Kostet regelmäßig Wochen. Diese Punkte gehören in die Unterlagenaufnahme, nicht in die Vollzugsphase.

Checkliste für Ihren Notartermin in Köln

Vor dem Termin:
☐ Vertragsentwurf gelesen, Fragen notiert
☐ Grundbuchauszug geprüft (Abt. II und III)
☐ Teilungserklärung, WEG-Protokolle, Wirtschaftsplan gelesen
☐ Energieausweis erhalten
☐ Finanzierungszusage schriftlich, Grundschuldbestellung beim Notar
☐ Eigenkapital verfügbar, Nebenkosten reserviert
☐ Inventarliste abgestimmt
☐ Besitzübergangstermin abgestimmt

Zum Termin
☐ Ausweis/Pass ☐ Steuer-ID ☐ Vollmachten ☐ Fragenliste ☐ Bankverbindung

Nach dem Termin:
☐ Fälligkeitsmitteilung abwarten ☐ Zahlung fristgerecht ☐ Übergabeprotokoll mit Zählerständen ☐ Versicherungen umstellen ☐ Ver-/Entsorger ummelden ☐ Grunderwerbsteuer zahlen ☐ Grundbuchmitteilung archivieren

Der Punkt, an dem die meisten Käufe entschieden werden

Der Notartermin selbst ist der unspektakulärste Teil des ganzen Vorgangs — entschieden wird in den zwei Wochen davor. Wenn wir eine einzige Sache verhindern könnten, dann diese: dass jemand den Entwurf ungelesen mitbringt und die Frist als Formalie behandelt. Nach der Beurkundung gibt es kein Widerrufsrecht; was im Vertrag steht, gilt. In Immobilienforen liest man dazu regelmäßig, die Zwei-Wochen-Frist gelte immer — sie gilt bei Verbraucherverträgen, beim Verkauf von privat an privat nicht. Nehmen Sie sie sich trotzdem. Und klären Sie die drei Punkte, die in unseren Verkäufen am häufigsten Wochen kosten, vor dem Termin statt danach: Belastungsvollmacht, beschlossene Sonderumlagen der Eigentümergemeinschaft und die Vorkaufsrechtsanfrage bei der Stadt Köln.

FAQ

Über den Autor

Hakan Citak ist Immobilienmakler in Köln-Nippes und Inhaber von Citak Immobilien e.K., Yorckstraße 12. Er begann 1991 als Zimmerer auf dem Bau, studierte anschließend Architektur und Immobilienökonomie und machte sich 2008 als Makler selbstständig. Seither hat er über 630 Eigentümer bis zum Verkauf ihrer Immobilie begleitet – überwiegend im Kölner Norden sowie im Großraum Köln, Bonn und Düsseldorf. Citak Immobilien wurde unter anderem von Bellevue als Best Property Agent ausgezeichnet.

Quellen

• § 311b Abs. 1 BGB, Beurkundungspflicht bei Grundstücksgeschäften

• §§ 13 und 17 Beurkundungsgesetz (BeurkG)

• §§ 873, 883, 925 BGB, Auflassung und Vormerkung

• § 195 Abs. 1 Baugesetzbuch, Übersendung an den Gutachterausschuss

• § 22 Grunderwerbsteuergesetz, Unbedenklichkeitsbescheinigung

• Bundesnotarkammer

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